Le secrétariat juridique : Ce que le juriste doit savoir sur sa gestion au quotidien (Droit ivoirien)

Le secrétariat juridique est le suivi, l’assistance des instances de gouvernance de l’entreprise dans l’organisation et le suivi de leurs réunions, et dans le suivi de l’application de leurs décisions mais aussi la conservation des documents juridiques liés à leurs missions.

Le secrétariat juridique est totalement différent de l’assistante juridique qui se charge de saisir les documents dont on a besoin.

Le fonctionnement des organes est régi par l’acte uniforme OHADA. Il faut donc avoir une bonne connaissance des règles encadrant les organes des différentes sociétés afin de respecter les formalités et procédures. Par exemple, lorsque l’entreprise prend des décisions, il doit y avoir des dépôts au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier, c’est-à-dire la formalité de publicité afin de pouvoir opposer les décisions aux tiers.

Le secrétariat juridique implique aussi la rédaction des procès-verbaux des sessions du Conseil d’Administration par exemple.

Prendre vite attache à votre nouvel environnement de travail

Quand on rentre dans une entreprise, la première chose à faire est de prendre connaissance des archives de la personne qui nous a précédées et les dossiers sur lesquels on travaille et pour lesquelles on a déjà ouvert des dossiers.

Il peut arriver que le poste de secrétariat juridique n’existe pas dans l’entreprise avant votre arrivée, mais que les taches soient assignées à une personne d’un autre poste. Il faut donc chercher qui s’occupait de vos taches avant vous afin de vous informer. Il faut aussi prendre contact avec les entreprises partenaires de votre entreprise.

S’il n’y a pas d’archives documentaires, par exemple lorsque l’entreprise est nouvelle, c’est à nous de créer les premiers écrits.

Le secrétariat juridique peut être aussi chargé de faire les déclarations sociales et fiscales. Il faut donc connaitre les régimes d’imposition en Côte d’Ivoire.